L’arrêté ministériel précisant les modalités d’application de la loi adoptée le 5 décembre 2012 concernant la mise à disposition du code d’extraction des archives fiscales a été signé le 1er août 2013 par le ministre du Budget. Cet arrêté rend obligatoire, pour les contrôles engagés après le 1er janvier 2014 (donc à partir des exercices clos en 2011, 2012 et 2013) et dès le début de la procédure, la remise à l’administration fiscale par l’entreprise vérifiée d’un Fichier d’Ecritures Comptables (FEC) par exercice correspondant en fait à un livre journal électronique de toutes les écritures de comptabilité générale.
A défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités décrites ci-dessus l’entreprise sera passible d’une amende égale à 5‰ du chiffre d’affaires déclaré ou redressé par exercice soumis à contrôle (avec un minimum de 1 500 €).
Par ailleurs, les dispositions prévues à l’article L 74 du LPF relatives à l’opposition à contrôle fiscal, sont applicables en cas de non-respect de cette obligation. Elles donnent ainsi une base légale à l’administration pour rejeter la comptabilité, voire en cas de manquements graves, considérer qu’il y a opposition à contrôle fiscal.
Cette nouvelle réglementation crée de nouvelles obligations par rapport à la réglementation antérieurement en vigueur. En effet, cet arrêté précise le cadre de la mise à disposition du Fichier des Ecritures Comptables et notamment :
- Au sein du fichier, les écritures devront être numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence. En outre, pour chaque écriture comptable, l’arrêté définit 18 champs obligatoires (21 ou 22 champs pour les comptabilités de trésorerie) tels que le code journal, le numéro de l’écriture ou bien le numéro de compte dont les 3 premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français (à l’exclusion de toute autre).
- Le FEC doit comprendre l’ensemble des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice[i] et doit être remis dans un fichier unique[ii]. Il importe de veiller à ce que le fichier des écritures comptables comprenne l’ensemble des écritures comptables natives (non centralisées) enregistrées au cours de l’exercice[iii].
- Le FEC doit être remis au plus tard lors du deuxième rendez-vous avec l’administration.
Il appartient au dirigeant et par délégation au DSI de s’assurer que le système comptable permet de répondre à cette nouvelle réglementation.
[i] Il conviendra de vérifier que les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture ainsi que les écritures d’inventaire sont correctement intégrées et qu’ont été exclues les écritures de solde des comptes de charges et de produits.
[ii] Afin de gérer la volumétrie, le fichier pourra, sous réserve de l’obtention de l’accord préalable du service vérificateur, être scindé en plusieurs parties qu’il conviendra de remettre simultanément.
[iii] Il est à noter que le vérificateur pourra dans certains cas limitativement énumérés à l’article A 47 A 1 XIV du LPF demander une remise en deux temps ce qui implique la conservation et la constitution de deux fichiers : un premier fichier avec les écritures centralisées et un deuxième avec les écritures « natives ».
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La société TJC (que j’ai fondé il y a 17 ans) a mis a disposition sans contrepartie financière une solution pour générer les FEC pour les ERP SAP. Plus d’information sur http://www.tjconseil.com/metiers/archivage-fiscal/fec_fr_2013/
Disponible depuis mi-Septembre, les retours d’expériences nombreux montrent qu’au delà de la génération du fichier, son audit par des fiscalistes est résolument nécessaire.