Analyser un FEC de plus d’un million de lignes dans Excel sans aucun autre logiciel ? Mission impossible ?

Imaginons. Mission de dernière minute (audit d’acquisition, contrôle fiscal…). Un FEC de plus d’un million de lignes à analyser en urgence. Et comme seul outil Excel !

Horreur ! Le nombre de lignes d’une feuille de calcul Excel est limité à un million !

Excel Données Nouvelle requête

Pas de panique !

C’est parfaitement possible.

Dans notre cas, il n’est pas possible de se livrer à une simple importation du FEC (du fait de la limitation du nombre de lignes). Nous allons tout simplement demander à Excel de se connecter au FEC (simple fichier texte rappelons-le) comme nous le ferions avec une base de données Access. Pour ce faire, il suffit de sélectionner le menu Données, ensuite Nouvelle requête, puis A partir d’un fichier texte. Sélectionner le FEC :

Excel Importer des données

Le premier de la liste fera un bon client avec ses 329 Mo !

L’assistant apparaît :

Excel Importer des données Champs

Excel détecte que le séparateur est la tabulation. Pour mémoire, le FEC est généralement un fichier à plat, délimité soit par une tabulation, soit par une pipe “|”. Choisir Charger / Charger dans… Sélectionner “Créer uniquement la connexion” puis cliquer sur Charger :

Excel Charger dans

Le connecteur de données est créé. Excel affiche :

Excel Requêtes de classeur

Il reste maintenant à utiliser le connecteur avec un tableau croisé dynamique (TCD). Pour ce faire, sélectionner le menu Insertion puis Tableau croisé dynamique. Choisir “Utiliser une source de données externes” puis Choisir la connexion… :

Excel TCD source externe

Puis sélectionner la connexion (ici la première) et cliquer sur le bouton Ouvrir :

Excel TCD connexions existantes

Valider l’emplacement de destination du TCD puis Ok :

Excel TCD emplacement

Excel procède à la connexion, cela peut prendre quelques dizaines de secondes :

Excel Connexion en cours

Une fois la connexion achevée, le TCD apparaît :

Excel TCD connexion

Il ne reste plus qu’à bâtir le TCD. Par exemple, pour obtenir une balance générale à partir du FEC, glissons les champs de données suivants :

Excel TCD champsLa balance générale apparaît :

Excel TCD BG

Pour obtenir le détail d’un compte, il suffit de cliquer sur un montant.

Cet exemple relativement simple à mettre en oeuvre démontre qu’avec de bons outils, on se sort de toutes les situations.

Bien entendu l’analyse sera rudimentaire et se limitera à de simples filtres, tris… et ne permettra aucune automatisation. Mais avouons quand même qu’en quelques clics, tout est possible…

Précision : cet exemple est applicable à n’importe quel fichier texte (FEC ou non).

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En savoir plus sur l’analyse de données / Tout savoir sur le Fichier des Ecritures Comptables (FEC)

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Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

4 commentaires

  1. Bonjour Monsieur RIVIERE,
    Je vous remercie pour ce tutorial qui pourra très certainement être utile à tous les utilisateurs d’Excel. Votre contribution est très efficace, comme d’habitude.

  2. Bonjour M. Riviere,
    dans un fichier FEC traité de la sorte, quelles sont vos suggestions d’analyse ?
    par exemple, comment identifier les clôtures mensuelles (comptes bancaires)
    serait il possible de reconstruire les journaux ou les bordereaux d’opérations ?
    Merci
    Amaury

  3. Bonsoir,
    Le champ des possibles est tellement vaste qu’il est difficile de répondre en quelques mots à votre question. Il est possible de reconstituer la balance générale, d’identifier les inversions HT/TVA, de calculer les taux de TVA par écriture de vente ou d’achat, de ventiler les schémas d’écritures par journal, de rechercher les flux d’espèces > 1K€…
    La panoplie de contrôles est vaste…
    En fouillant un peu, vous trouverez beaucoup d’exemples sur mon blog !
    Bonne lecture,
    Benoît

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