Exporter des données d’ACCESS vers EXCEL

ACCESS permet de gérer des données sur des volumes importants, bien au delà de la limite de un million de lignes d’Excel.

Toutefois, à un moment ou à un autre, l’utilisateur aura besoin de rapatrier ses données vers Excel pour bénéficier de ses capacités de calcul.

Ecran ACCESS

Les principales méthodes pour transférer des données d’ACCESS vers Excel selon les besoins de l’utilisateur vont du simple copier/coller aux liens de données ACCESS/EXCEL en passant par l’exportation de données.

 

Copier le contenu d’une table (ou le résultat d’une requête) vers Excel :

Copier des données depuis ACCESS… :

  • Copier l’intégralité des données : clic droit sur le carré situé à gauche des entêtes de champs de données puis sélectionner Copier dans le menu contextuel :

ACCESS - Copier données

  • Copier quelques enregistrements : sélectionner les lignes à copier (pour ce faire cliquer sur le carré situé à gauche des enregistrements) puis sélectionner Copie dans le menu contextuel :

ACCESS - Copier enregistrements

  • Copier une partie des données : sélectionner les données à copier puis sélectionner Copie dans le menu contextuel :

ACCESS - Copier données

Le Copier/coller des données vers Excel est limité à environ 65 000 lignes à la fois.

ACCESS - Limite 65000 lignes
Pour transférer plus de données, il faut passer par une exportation de données (cf. plus loin). 

…Puis les coller dans Excel : utiliser la fonction Coller habituelle :

  • Coller (conserve les formats) :

EXCEL - Données ACCESS

Pour afficher chaque enregistrement sur une seule ligne, cliquer deux fois sur le bouton Renvoyer à la ligne automatiquement (menu Accueil) :

EXCEL - Données ACCESS (Renvoi ligne)

  • Coller Valeur (ne conserve pas les formats) :

EXCEL - Données ACCESS (coller valeur)

Exporter le contenu d’une table (ou le résultat d’une requête) vers Excel :

Cette fonctionnalité permet de s’affranchir de la limite des 65 000 lignes évoquée plus haut.

Menu Données externes puis Excel :

ACCESS - Menu Données externes Excel

Fournir les informations demandées et cocher les cases souhaitées :

ACCESS - Exportation Excel

Finaliser l’opération en cliquant sur OK : le fichier est généré.

 

Interroger une table ACCESS depuis Excel :

Cette fonctionnalité permet de s’affranchir de la limite des un million de lignes sous Excel.

A partir du menu Données d’Excel, sélectionner l’option ACCESS :

EXCEL - Menu données ACCESS

Sélectionner ensuite une BDD :

EXCEL - Importation ACCESS

Sélectionner la table à interroger puis faire OK :

EXCEL - Sélection tableau ACCESS

Sélectionner le mode d’importation voulu et la destination (nom de la feuille de calcul et cellule) :

EXCEL - Importation de données

  • Tableau : les données sont importées dans la feuille de destination. Elles sont utilisables comme des données Excel (filtres, calculs…). Attention, seul le premier million de lignes de la table de données sera importé.
  • Tableau croisé dynamique (aucune limitation du nombre de lignes).

Cliquer sur OK : les données sont importées :

EXCEL - Résultat importation de données

Toute modification apportée à la BDD sera reportée dans Excel.

Share Button
The following two tabs change content below.
Benoît RIVIERE
Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.