Audit de données à l’aide de logiciels d’exploration de données

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L’audit de données informatiques est souvent réalisé sous EXCEL ou ACCESS. Souples et rapides à mettre en œuvre, ces logiciels sont globalement bien maîtrisés par les auditeurs. Des logiciels spécialisés dans cette tâche existent pourtant. Ces logiciels offrent de nombreux avantages par rapport à EXCEL ou ACCESS dont les principaux sont la sécurisation des données traitées (les données de base ne sont jamais modifiées) et des traitements (traçabilité et journalisation), le pré-paramétrage des requêtes les plus fréquemment utilisées par les auditeurs (recherche de rupture de séquence, de doublons…). Les inconvénients (par rapport aux logiciels bureautiques) sont le coût (supérieur à 2 K€ HT + la maintenance annuelle) et la formation des utilisateurs à prévoir. Seul un usage intensif et systématique permettra de rentabiliser cet investissement.Les auditeurs ne sont pas les seuls utilisateurs intéressés par ces logiciels. L’administration fiscale a doté ses équipes de vérificateurs de ces logiciels.

Les principaux logiciels d’exploration de données disponibles sur le marché sont ACL et IDEA.

Copie d’écran issue du logiciel IDEA :

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Audit & poste clients : analyse de la concentration du portefeuille clients (cas pratique)

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L’étude de la concentration du portefeuille clients permet à l’auditeur d’apprécier le poids de chaque client dans le chiffre d’affaires (CA) d’une entreprise et incidemment le rapport de force qui existe entre une entreprise et ses principaux clients et le risque qui pèserait sur l’équilibre économique voire la continuité d’exploitation de l’entreprise si un ou plusieurs des principaux clients cessaient leur relations commerciales avec l’entreprise auditée.

Cette analyse consiste à ventiler le chiffre d’affaires par client et d’étudier le ratio CA client / CA total.

L’analyse de la concentration du portefeuille client est un des moyens permettant au commissaire aux comptes d’évaluer le risque client.

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Cure d’amaigrissement pour les ressources affectées aux systèmes d’information ?

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Le contexte économique actuel n’est pas propice aux investissements mais plutôt à l’attentisme. La situation des services administratifs, comptables et informatiques entre autres, ne sera pas des plus enviables, bien au contraire. Les entreprises seront largement tentées de différer les embauches de personnel et les renouvellements de matériels. Pour certaines, l’heure est déjà à la réduction des coûts… et des effectifs. La révision des politiques commerciales et la redistribution des moyens au sein de l’entreprise viseront à privilégier les services commerciaux et la production au détriment des services « improductifs ». Pourtant ces services sont les supports, pour une large part, du système d’information de l’entreprise.Cette situation ne sera pas sans conséquence sur la qualité et le fonctionnement du système d’information. Les baisses d’effectifs des services administratifs ont pour conséquence des surcharges de travail des services concernés, des retards chroniques, des contrôles et des procédures qui ne sont plus respectés… A plus ou moins long terme, ces décisions s’avèreront contreproductives pour la bonne marche de l’entreprise… et pour le commissaire aux comptes.

Avez-vous observé une baisse des moyens affectés par les entreprises à leur système d'information ?

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Le système informatique miroir du système d’information

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Le fonctionnement du système d’information est encadré par des procédures. Ces procédures visent à garantir l’intégrité des informations traitées (reflétant la réalité et l’exhaustivité des flux physiques et financiers de l’entreprise et de son patrimoine). Le système informatique n’est qu’un moyen d’automatiser, de faciliter et de contrôler le fonctionnement du système d’information. A ce titre, le paramétrage du système informatique doit répondre aux mêmes exigences de sécurité, aux mêmes procédures que celles encadrant le système d’information. Les prérogatives, les habilitations, les fonctions accordées dans les fiches de poste de chacun des salariés d’une organisation doivent être fidèlement retranscrites par le système informatique sans ajout ni retrait, notamment par la définition des droits d’accès aux logiciels et bases de données.

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Audit & poste clients : appréciation du risque client par l’analyse de la concentration du portefeuille et des dépassements de plafonds

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Le cycle clients est certainement l’un des plus importants d’une entreprise : il est en effet la conséquence de l’exercice de l’objet social de l’entreprise. Ce cycle comprend principalement le chiffre d’affaires et les créances clients (le chiffre d’affaires non encaissé).Dans le contexte économique actuel, la surveillance approfondie de ce cycle revêt une importance capitale. Le nombre de défaillances d’entreprises va être amené à croître ainsi que les faillites en chaîne.

Concernant le cycle clients, les outils habituels du commissaire aux comptes sont la revue analytique (ratios, comparaison, revue des marges, analyse des pertes clients…) et l’analyse des procédures (facturation, relance, contentieux, gestion des encaissements…). Ces techniques classiques pourront être utilement complétées par deux outils complémentaires :

  • L’appréciation de la concentration du portefeuille client,
  • Et l’analyse des dépassements des plafonds de commande/crédit accordés (crédit client ou assurance client).

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