Auditer des données avec les fonctions de traitement de données d’EXCEL

L’audit de données est grandement facilité par les fonctions de filtre, de tri et de sous totaux offertes par EXCEL.

La fonction de filtrage des données permet de n’afficher que les données répondant aux critères définis par l’auditeur. Cette fonctionnalité est activée dans le menu Données/Filtrer.

Filtres sous ExcelAvant de l’activer, il est nécessaire de sélectionner les entêtes des données à traiter. Une fois les filtres actifs, il suffit de cliquer sur la flèche située en regard de chaque entête puis de sélectionner les critères à appliquer. Parmi les options de filtrages, il est possible de sélectionner/désélectionner les occurrences de données, de filtrer par couleur de cellule, d’utiliser les opérateur de comparaison (>, <)…

Les données peuvent être triées à la demande, soit à l’aide de la fenêtre de filtre (Trier du plus petit au plus grand ou l’inverse) soit en sélectionnant la fonction Trier dans le menu Données.

Une fois les données filtrées, il est possible de totaliser les données ainsi obtenues ; la fonction SOUS.TOTAL répond à ce besoin (en effet la fonction SOMME totalise l’ensemble des données y compris les données exclues par les filtres).

Fonction Sous.Total() d'EXCELL’usage de cette fonction est simple, elle nécessite deux paramètres : le premier définit la nature de l’opération à effectuer (totalisation, dénombrement, moyenne…), la deuxième la plage de données à traiter. Ainsi dans notre exemple, pour totaliser la colonne Débit filtrée, la formule sera rédigée ainsi : =SOUS.TOTAL(9;H4:H54780) et fournira le résultat suivant : 10775085,75 (données filtrées sur le mois de mars) alors que la fonction SOMME aurait retourné 69922094,45 pour l’ensemble des données.

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Benoît RIVIERE
Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

Un commentaire

  1. Tout à fait d’accord, avec une bonne maîtrise des outils d’analyse de données dans Excel, on peut faire certains travaux d’audit de comptes. En associant par exemple un tableau croisé dynamique, les sparklines et un grand livre comptable (des comptes de charges par exemple), on peut facilement retrouver les tendances de certains comptes et ainsi facilement détecter des potentiels oubli ou erreur de comptabilisation.
    Un exemple de cet approche est présente dans ce lien: http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=355

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