ACCESS : importer un fichier texte dans une table (exemple appliqué à un FEC)

L’importation de données dans des tables ACCESS peut être réalisée de plusieurs manières. L’une d’elle passe par le menu Données externes :

ACCESS - Menu Données externes

Pour importer un fichier texte, à l’image d’un FEC (Fichier des Ecritures Comptables), cliquer sur Fichier texte ; puis sélectionner le fichier texte à importer :

ACCESS - Données externes - Sélection

Deux choix se présentent à l’utilisateur : soit importer purement et simplement les données dans une table, soit créer une table attachée. Dans ce dernier cas, toute modification apportée au fichier texte se répercute sur la table attachée. Une fois le fichier texte sélectionné, l’assistant d’importation demande de sélectionner le type de fichier texte : délimité ou longueur fixe.

ACCESS - Assistant importation de texte

Dans le cas d’un FEC, choisir le format délimité. Le bouton Avancé… permet d’accéder à des spécifications d’importation prédéfinies par l’utilisateur (par exemple pour importer des fichiers selon les mêmes formats ultérieurement).

Cliquer sur le bouton Suivant :

ACCESS - Assistant importation de texte - Délimiteur

L’utilisateur doit spécifier le délimiteur de champs de données. Ici, il s’agit de la pipe (|) que l’on obtient par l’association des touches AltGr et 6.

Pour mémoire, le FEC doit être représenter soit sous la forme d’un fichier plat (avec séparateur tabulation ou pipe « | ») soit sous la forme d’un fichier structuré XML. Le type de fichier dépend du système comptable : la pipe est notamment utilisée par DCSnet et TIGRE, la tabulation par SAGE et CIEL COMPTA…

La case “Première ligne contient les noms des champs” doit être cochée pour que les champs de la table qui reçoit les enregistrements du fichier texte soient nommés avec le contenu de cette ligne. Ceci fait, cliquer sur Suivant :

ACCESS - Assistant importation de texte - Champs

En cas de création d’une nouvelle table, pour chaque champs de données, il est possible de définir ses caractéristiques (type de données, indexation) et, le cas échéant, de l’exclure du processus d’importation. Après avoir cliqué sur Suivant, il faut définir la clé primaire. Pour ce faire, trois possibilités : aucune clé primaire, champ de données existant défini comme clé primaire ou encore création d’un champ numérique servant de clé primaire.

ACCESS - Assistant importation de texte - Clé primaire

Reste enfin à définir le nom de la table recevant les données importées :

ACCESS - Assistant importation de texte - Nom table

Par défaut, ACCESS propose le nom du fichier texte mais l’utilisateur est libre de le définir à sa guise.

ACCESS - Assistant importation de texte - Enregistrer

Enfin, dernière étape, il est possible d’enregistrer les différentes étapes d’importation pour les reproduire automatiquement lors d’une prochaine importation. Il est même possible d’enregistrer un rappel dans l’agenda Outlook. Lors de cette étape, ACCESS signale les éventuelles erreurs lors de l’importation.

Dans le cas présent, des erreurs ont été relevées lors du processus d’importation. Chaque erreur est relevée dans une table ad hoc :

ACCESS - Assistant importation de texte - Table des erreurs

Généralement, la source de l’erreur est une mauvaise définition des caractéristiques de champ de données. Il suffit d’effacer les tables importées et de recommencer l’importation en modifiant les caractéristiques des champs fautifs.

Lors d’une importation ultérieure, ACCESS propose d’importer les données dans une table déjà existante (dans ce cas, cette table ne doit pas être ouverte) :

ACCESS - Données externes - Sélection bis

Pour réutiliser la procédure d’importation préalablement enregistrée : dans le menu Données externes, cliquer sur Importations enregistrées.

ACCESS - Données externes - Importations enregistrées

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Tout savoir sur le Fichier des Ecritures Comptables (FEC)

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Benoît RIVIERE
Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

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