Importer des écritures dans un système comptable

L’importation d’écritures dans la comptabilité assure des gains de productivité et évite les erreurs de saisie. Dans un groupe de sociétés, l’importation des opérations d’achats chez la société acheteuse assure la correcte réciprocité en montant mais aussi en date avec la société vendeuse.

Achats chez la mère

La réussite des opérations d’importation d’écritures s’appuie le suivi d’étapes incontournables : validation de la conformité des données à importer, création de journaux comptables spécifiques, paramétrage de l’importation dans le système comptable.

La validation de la conformité des données à importer avec la structure de données attendue par le système comptable constitue la première étape :

  • existence des comptes généraux, des codes tiers, des codes journaux,
  • dates des écritures comptables à importer conformes avec les périodes comptables ouvertes dans le système,
  • conformité des formats de données : décimales, formats des dates (jj/mm/aaaa, jjmmaa…), longueurs des numéros de compte…

L’étape de validation prend en compte bien entendu les contraintes de données imposées par la réglementation en vigueur (notamment avec les prescriptions sur la présentation du FEC). Par exemple, la présence d’un numéro de pièce comptable est impérative quelle que soit la nature de l’écriture (achat, vente, OD…) afin d’assurer la traçabilité.

Même si aucune prescription légale ne l’impose, il apparaît nécessaire de créer des journaux comptables spécifiques aux écritures importées pour chacune des interfaces (il en est ainsi par exemple pour les écritures importées depuis la paye, la gestion commerciale, le logiciel de gestion des immobilisations…) afin de faciliter les opérations de contrôle d’intégration de données (rapprochement entre les données d’origine et les données intégrées dans le journal comptable).

L’intégration de données dans un système comptable nécessite la création d’un format d’importation des écritures comptables afin de permettre au système comptable d’intégrer les écritures. Deux éléments sont à paramétrer : les champs de données et le format du fichier (au format texte).

Concernant les champs de données, il s’agit de champs classiques décrivant des écritures comptables, soit à minima : date d’écriture, code journal, compte général, libellé d’écriture, débit/crédit ou solde, référence pièce comptable. D’autres champs pourront utilement être créés, comme la date d’échéance pour des factures d’achat.

Définition des champs à importer dans SAGE 100 Comptabilité i7

Définition des champs à importer dans SAGE 100 Comptabilité i7

Concernant le format de fichier, il en existe de deux sortes délimités ou fixes (ce sujet est abordé ici). Quel que soit le format retenu (déterminé en fonction des caractéristiques du système informatique), différents paramètres sont à définir : délimiteur de champ (pour le cas d’un fichier texte délimité), matérialisation de la décimale, format des dates…

Définition du format de fichier à importer dans SAGE 100 Comptabilité i7

Définition du format de fichier à importer dans SAGE 100 Comptabilité i7

Approfondir le sujet :  importation d’écritures comptables / importation de données.

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Benoît RIVIERE
Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

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