La principale source d’information pour établir une déclaration de résultat est la balance générale. Généralement, durant le processus d’élaboration des comptes annuels, la balance générale est mise à jour à plusieurs reprises. Dans des groupes de taille importante, la mise à jour des balances de chacune des entités devient rapidement pénible. Pour résoudre cette difficulté, ETAFI propose l’importation simultanée de l’ensemble des balances générales en une seule manipulation.
La mise en œuvre de cette possibilité ne diffère pas fondamentalement de l’importation d’une seule balance générale.
L’importation d’une balance générale s’appuie sur un fichier Excel ou texte comprenant les champs Numéro de compte, Libellé de compte, Montants Débit et Crédit ou Solde.
Pour permettre à ETAFI de distinguer les balances des différentes entités concernées par la mise à jour, un champ Code Entité est ajouté en première colonne. Le Code Entité doit correspondre à celui spécifié dans le la fiche de chaque entité accessible dans le Bureau ETAFI.
Pour modifier le code entité : à partir du Bureau ETAFI, double-cliquer sur la ligne de l’entité concernée pour ouvrir sa fiche puis cliquer sur l’icône entourée en rouge :
Le code entité peut maintenant être modifié (zone de saisie Code) :
L’uniformisation des données et donc des codes entité est essentielle au traitement automatisé des données comptables dans l’ensemble de la chaîne de production des données : du système comptable au requêteur, en passant par les modules de traitement (calcul, tables de correspondance…).
Le processus d’importation simultanée de plusieurs balances (désignée “importation multi dossier” dans ETAFI) suit le même principe que l’importation “mono dossier”, pour y accéder à partir du module ETAFI, sélectionner Balances, puis cliquer sur l’icône importer (étape 1/2).
Cocher “Import multi dossier”, sélectionner le fichier contenant les balances à importer ainsi que la période concernée (date de clôture).
Cliquer sur le bouton “Suivant” pour accéder à l’étape 2/2. La liste des entités identifiées sont listées avec les principales caractéristiques des balances (totaux débit/crédit, soldes, résultats comptables…) :
Cliquer sur le bouton “Importer” pour finaliser le processus. ETAFI procède alors à l’importation des données :
En cas d’erreur, la fenêtre de récupitulation d’importation le signale :
Pour connaître le motif des anomalies, cliquer sur “Plus de détails” :
Les motifs signalés ici sont : des codes entités inconnus, des entités pour lesquelles les périodes de clôture ne sont pas ouvertes.
Seules les balances ne recelant pas d’anomalie sont importées.
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