Excel : fiabiliser la saisie de données avec la validation de données

La validation de données fiabilise la saisie des données en les soumettant à des critères prédéfinis. Les saisies qui ne correspondent pas aux critères sont empêchées.

VALIDATION DONNEES Options

A titre d’illustration, cet article s’appuiera sur exemple. L’utilisateur sera invité à saisir un montant et Excel listera tous les comptes de la balance pour lesquels le solde comptable est supérieur.

VALIDATION DONNEES Balance

Mode opératoire :

  • Sélectionner la cellule (ou plage de cellules) à soumettre à validation
  • Menu Données / Validation des données :VALIDATION DONNEES Bouton

Puis renseigner tour à tour les différents paramètres requis :

Onglet Options : Critères de validation

VALIDATION DONNEES Options Données

  • Tout (par défaut) : aucune restriction
  • Nombre entier : définir les montants mini et maxi…
  • Décimal : définir les montants mini et maxi…
  • Liste : items à saisir (ou plage de cellules) avec éventuellement liste déroulante
  • Date
  • Heure
  • Longueur du texte : à définir
  • Personnalisé : selon formule de calcul à saisir

Dans cet exemple, l’utilisateur sera contraint de saisir un montant compris entre le solde le plus faible de la balance (fonction MIN) et le montant le plus élevé (fonction MAX).

VALIDATION DONNEES Options exemple

Onglet Message de saisie : instruction sur les restrictions de saisie à l’attention de l’utilisateur

VALIDATION DONNEES Message de saisie exemple

Onglet alerte d’erreur : définition du message d’erreur en cas de saisie erronée

VALIDATION DONNEES Alerte d'erreur exemple

Dans cet exemple, si l’utilisateur ne saisit pas un montant compris dans l’intervalle défini, le message suivant apparaît :

VALIDATION DONNEES Message d'erreur exemple

Dans le cas contraire, le résultat se met à jour (usage de la fonction FILTRE) :

VALIDATION DONNEES MAJ

Le fichier exemple est téléchargeable ci-après.

Les validation de données sont inopérantes sur les copier/coller. Pour mettre en évidence des données introduites par coller/coller qui ne correspondent pas aux critères, se rendre dans le menu Données / Validation des données puis cliquer sur Entourer les données non valides :

VALIDATION DONNEES Entourer

Les données non valides sont entourées :

VALIDATION DONNEES Cercles validation

Pour effacer les cercles de validation : cliquer sur Effacer les cercles de validation.

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Approfondir le sujet : Formation Analyse de données et automatisation avec Excel et Access / Tout savoir sur Excel / Découvrir la série d’articles Maîtriser Excel

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Après seize années passées en cabinet d’expertise-comptable et de commissariat aux comptes (où j’ai exercé comme expert-comptable et chef de mission audit), j’ai pris le poste de directeur comptable d’un groupe de distribution automobile en novembre 2014. Au cours de ma carrière, j’ai acquis une expérience significative en audit et en exploitation des systèmes d’information (analyse de données, automatisation des tâches, programmation informatique) au service de la production des comptes annuels et consolidés. C’est cette expérience personnelle et ma passion pour l’informatique que je partage sur ce blog. Mon CV / Réalisations personnelles et projets informatiques / Ma collection / Me contacter

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