La publication Ouverture (émanation du syndicat ECF) publie une série d’articles sur l’audit de données intitulée « Respect des NEP d’audit grâce à Excel ». La deuxième partie est publiée dans son numéro 94 de juin dernier (lien vers première partie).
L’analyse de données suit différentes étapes incontournables :
- récupération des données,
- retraitement (formats…) et contrôle des données (cohérence…),
- matérialisation des résultats,
- interprétation des résultats et définition du programme de contrôle.
Il est rappelé que dans la plupart des cas, l’auditeur n’est pas obligé de recourir aux logiciels d’analyse de données spécialisés tels IDEA ou ACL. Excel est parfaitement adapté à l’audit de données de toutes sortes (comptables, financières, commerciales…). Les résultats des analyses seront tout aussi pertinents et fiables avec Excel pour peu de respecter une méthodologie stricte. C’est ce que l’auteur démontre dans son article.
Quelques concepts clés abordés dans l’article et compléments d’information apportés par mes soins :
Récupération des données :
- Format des fichiers de données : Excel est un véritable logiciel tout-terrain qui est en mesure d’importer des données d’origines et de formats divers, les plus utilisés dans le monde de l’audit étant : Texte (ASCII, CSV…), base de données (SYLK, DBF…). Cf aussi l’article “Importer un fichier texte dans EXCEL” à l’aide de l’assistant d’importation.
- Excel peut en outre interroger des bases de données à l’aide de requêtes SQL. Ce dernier cas est très pratique pour automatiser des récupérations de données (récupérations périodiques ou en chaîne).
Retraitement des données :
Excel fourmille de fonctions qui permettent de retraiter les données :
- Convertir du texte en numérique : cnum() et l’inverse : ctxt(),
- Convertir et traiter des dates : date(), jour(), mois(), année(),
- Traiter des chaînes :
- obtenir un extrait d’une chaîne de texte : gauche(), droite(), stxt(),
- connaître le nombre de caractères : nbcar(),
- répéter un nombre de caractères : rept(),
- remplacer un caractère par un autre : substitue().
L’aide en ligne d’Excel fournit tous les détails sur les paramètres et l’utilisation de ces fonctions.
Les fonctions peuvent être imbriquées les unes avec les autres. Par exemple, la formule de calcul suivante formatera des numéros de comptes sur dix positions :
=GAUCHE(A1;10)&REPT(“0”;10-NBCAR(GAUCHE(A1;10)))
en prenant l’hypothèse que le numéro de compte à formater se situe en cellule A1. J’utilise systématiquement cette formule dans mes traitements de comptabilités.
Excel met même l’utilisateur averti en capacité de créer ses propres fonctions avec le langage de programmation VBA.
Matérialisation des résultats :
- Filtres et totalisation des données filtrées (fonction SOUS.TOTAL()) permettent de mettre en avant les données répondant aux critères définis par l’auditeur,
- Tri (à partir des données filtrées ou à l’aide du menu Données/Trier),
- Calculs conditionnels (fonctions : SOMME.SI(), SOMME.SI.ENS(), NB.SI()…)
- Formats conditionnels (menu Accueil/Mise en forme conditionnelle),
- Tableaux croisés dynamiques (TCD) (menu Insertion/TblCroiséDynamique) : le TCD est un outil indispensable pour réaliser l’analyse de données. En effet, le TCD synthétise en quelques instants des milliers de ligne de données en un tableau de quelques lignes (et ce sans nécessiter de requêtes de type SQL). Il est ainsi aisé de mettre en évidence les données qui ne répondent pas à des règles prédéfinies. Pour un audit des écritures comptables, le TCD pourra faire ressortir les écritures exceptionnelles (augmentation de capital, résultat exceptionnel…) ou incohérentes (écritures mouvementant des comptes sans rapport entre eux (ex. 15x avec 607x…) et/ou dans des journaux incohérents (ex. : salaires comptabilisés dans un journal de ventes…)). Le projet M/ATAC est basé précisément sur une batterie de TCD qui permettent à l’auditeur de cibler ses contrôles de comptes.
- Sondages aléatoires avec la fonction ALEA.ENTRE.BORNES().
EXCEL est un outil parfait pour analyser les données quelle que soit leur nature… La réalisation de sondages, la mise en évidence des anomalies (erreurs, fraudes…) sont facilitées. Le commissaire aux comptes documente ses travaux plus rapidement tout en se conformant aux NEP.
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